Ventajas de implementar la Firma Digital en la empresa

La implantación de la firma digitalizada en los procesos empresariales se perfila como una de las soluciones que garantiza mejoras a nivel operativo, económico y de sostenibilidad, lo que se traduce en una mejora integral de la experiencia de cliente. Según el INE, 7 de cada 10 empresas en España utilizan la firma digital, tanto en sus comunicaciones informativas como comerciales, cifra que ha aumentado paulatinamente desde 2008.

Dentro de las innumerables ventajas que aporta ese tipo de sistemas, destacan cuatro características por encima del resto: agilidad y rapidez en los procesos, seguridad, cuidado del medio ambiente y sobre todo ahorro de costes.

Mayor agilidad y rapidez en los procesos

Los procesos y los flujos de operaciones que implican la firma y gestión de documentos se automatizan, simplificando en gran medida no sólo el procedimiento en sí, sino también el transporte, la distribución y el almacenamiento de estos. Un claro ejemplo de ello es que una persona ocupa de media tres horas semanales buscando o archivando papel.

“En este sentido, la firma digital aporta una gran agilidad y rapidez en la operativa diaria al disminuir los tiempos de generación de documento, impresión, distribución, desplazamiento con su absentismo, firmado, copias y almacenamiento. Además se reduce el riesgo de pérdida o redundancia documental. El objetivo es agilizar los procesos, contribuir al cuidado del medio ambiente y ahorrar costes innecesarios”, afirma Enrique López Ayala, jefe de proyecto del área de Consultoría y Soluciones de Vector ITC Group.

Ahorro de costes

La principal ventaja de implantar una solución de firma digitalizada en una compañía es el considerable ahorro de costes. Según Deloitte & Touche, las compañías gastan de media en papel de 100€ a 400€ al mes, lo que supone al año un ahorro de 1200€ a 4800€. Esta cifra puede aumentar mucho dependiendo del tamaño de la empresa.

Pero estos no son los únicos costes, también hay otros asociados, como los que se derivan del almacenamiento (entre el 50% y el 70% del espacio de la oficina se dedica al papel) o la distribución (el coste medio de un envío en papel se cuantifica entre 0,50€ y 3 € por documentos).

Al sustituir el papel, todos estos costes disminuyen y en muchos casos se eliminan. De media se puede alcanzar hasta un ahorro de 8 euros por documento gestionado gracias a una solución de firma digitalizada. Esta cifra, aplicada a grandes empresas, supone ahorros de cientos de miles de euros que pueden destinarse a otras áreas o inversiones.

Seguridad

Otro de los puntos a tener en cuenta en cualquier organización es la seguridad. La firma digitalizada de Vector ITC Group proporciona una mayor seguridad a los procesos. “Nuestro sistema es robusto, los documentos firmados no se pueden manipular y asegura la identidad de la persona que ha firmado, lo que evita cualquier posibilidad de fraude o suplantación. Además está preparada para adaptarse a la nueva normativa europea en publicarse en breve en cuanto a firma electrónica reconocida”, señala Enrique López Ayala, jefe de proyecto del área de Consultoría y Soluciones de Vector ITC Group.

Procesos más ecológicos

Otra de las grandes ventajas del uso de la firma digitalizada es su contribución a la protección del medio ambiente. Las empresas utilizan una gran cantidad de papel y en muchos casos innecesaria. Aunque hoy en día se usa en muchas de ellas el papel reciclado, lo ideal es evitar su consumo en la medida de lo posible.

“Al evitar la impresión y el almacenado de documentos físicos, los procedimientos empresariales se vuelven más ecológicos. Ayudamos a nuestros clientes a desarrollar un negocio más sostenible tanto a nivel económico como medio ambiental, al final todo está unido”, añade Enrique López Ayala.

Mejorar el servicio al cliente

La implementación de la firma digital también genera una mejora integral y tangible del servicio al cliente en todas aquellas empresas que la utilicen para la venta de sus productos y servicios. En sectores como la banca o el retail la firma digital proporciona una plataforma a los clientes para realizarlo todo digitalmente con la máxima comodidad y seguridad. Eso amplia el horizonte de la movilidad en la experiencia de cliente, que además se asegura la prevención del fraude y contribuye a la reducción del impacto medioambiental.

Fuente: http://www.tusmedios.es/ciencia_tecnologia